Depurar archivos:
Es cuando se saca todo aquello que ya no esta en uso, ya sean carpetas que ya no se usan y que tengan que quedarse un archivo actualizado.
Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida).
Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que:
- Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo
- Es necesaria para ser consultada
Solución :
Previamente se debe conocer el plazo de guarda de los documentos de su institución y la necesidad de consulta.
Luego un equipo de operadores nuestros trabaja en su archivo revisando la documentación que cumple con los requisitos de guarda, separando la que puede destruirse
En ese mismo proceso se registra la documentación que quedará en el archivo para que no sea necesario en el futuro volver a revisarla. Consultando los auxiliares anualmente se podrá determinar qué documentos pueden destruirse.
Es cuando se saca todo aquello que ya no esta en uso, ya sean carpetas que ya no se usan y que tengan que quedarse un archivo actualizado.
Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida).
Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que:
- Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo
- Es necesaria para ser consultada
Solución :
Previamente se debe conocer el plazo de guarda de los documentos de su institución y la necesidad de consulta.
Luego un equipo de operadores nuestros trabaja en su archivo revisando la documentación que cumple con los requisitos de guarda, separando la que puede destruirse
En ese mismo proceso se registra la documentación que quedará en el archivo para que no sea necesario en el futuro volver a revisarla. Consultando los auxiliares anualmente se podrá determinar qué documentos pueden destruirse.
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